(kontumtv.vn) – Thuận lợi, hiệu quả trong công tác điều phối công việc, giảm chi phí văn phòng phẩm và cước phí phát hành văn bản, tiết kiệm thời gian nhân lực, đây là kết quả sau hơn 3 tháng triển khai, áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT- iOffice trên địa bàn huyện Sa Thầy.

Chỉ với một vài thao tác đơn giản trên thiết bị điện tử thông minh có kết nối Internet, dù ở bất cứ đâu ông Bùi Quốc Tưởng, Chủ tịch UBND Thị trấn Sa Thầy vẫn có thể theo dõi, nắm bắt tiến độ và điều hành thực hiện công việc của cán bộ, công chức đơn vị. Trước đây bình quân một tháng thị trấn phải phát hành và in gửi hơn 200 lượt văn bản chuyển đến các cơ quan chuyên môn và các thôn làng, tốn rất nhiều thời gian, công sức, chi phí. Nhưng từ tháng 3/2019 đến nay, khi áp dụng phần mềm quản lý văn bản và  điều hành VNPT- iOffice đã tiết kiệm được 40% khối lượng văn bản giấy, tiết kiệm nguồn ngân sách cho địa phương, hạn chế hội họp, giao ban để dành thời gian giải quyết công việc khác. Đặc biệt, quá trình  điều phối, trao đổi nắm bắt công việc được thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn so với trước đây. Ông Bùi Quốc Tưởng nói: “Nếu trước kia phải ngồi trước máy tính hoặc phải chờ văn bản giấy để làm việc, thì hiện nay chỉ cần chiếc điện thoại cán bộ, công chức vẫn có thể làm việc. Thông qua sử dụng hệ thống phần mềm này thì trách nhiệm, ý thức trách nhiệm của họ được nâng lên rõ rệt”.

Phần mềm hệ thống VNPT – iOffice còn giúp kiểm soát công việc của từng phòng ban, đơn vị, từng cá nhân. Thông qua mục theo dõi quy trình xử lý, lãnh đạo nắm rõ công việc được giao cho ai xử lý, kết quả xử lý đến đâu…, từ đó có sự đôn đốc kịp thời. Bởi vậy, ứng dụng phần mềm này không chỉ giúp lãnh đạo chỉ đạo kịp thời công việc, làm thay đổi phong cách làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức mà còn là thước đo về sự nhiệt tình, trách nhiệm của cán bộ với nhiệm vụ được giao. Cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt là nhân viên văn thư, lưu trữ chủ động trong công việc, công tác lưu trữ được khoa học, việc tra cứu văn bản trong hệ thống nhanh và thuận lợi hơn.

Đến nay, tất cả các phòng ban chuyên môn, các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Sa Thầy đã ứng dụng phần mềm này trong quản lý văn bản và điều hành công việc. Hầu hết các cơ quan, đơn vị đã chủ động đầu tư, nâng cấp hệ thống mạng, máy tính văn phòng để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc đảm bảo nhanh chóng, chính xác, góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính. Tỷ lệ cán bộ, công chức, nhân viên thường xuyên sử dụng, trao đổi công việc trên hệ thống phần mềm này đạt khoảng 90%. Ông Trần Đình Huân, Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện Sa Thầy chi biết: “Huyện đã cài đặt hơn 400 tài khoản và đặc biệt cơ bản trưởng phó phòng trở lên đều có chữ ký điện tử để thực hiện việc ký văn bản, chuyển văn bản điện tử kết nối giữa huyện và các xã. Đến nay cơ bản hệ thống văn bản của huyện đã chuyển sang điện tử chuyển bằng con đường iOffice”.

Bên cạnh kết quả đã đạt được, việc sử dụng hệ thống phần mềm VNPT-iOffice còn một số tồn tại, khó khăn như: Quy trình xử lý văn bản, nhất là quy trình văn bản gửi đi đôi lúc hệ thống xử lý việc lấy thông tin chữ ký số còn chậm. Một số lãnh đạo, công chức, viên chức cấp xã chưa khai thác và phát huy tối đa những tiện ích của phần mềm do hạn chế kiến thức công nghệ thông tin. Ông Trần Đình Huân nói: “Qua thời gian thực hiện, huyện cũng thấy đây là vấn đề mới mặc dù có nhiều ưu điểm, tuy nhiên để thực hiện UBND huyện thường xuyên chỉ đạo các đơn vị đánh giá lại việc thực hiện này, thuận lợi, khó khăn để khắc phục. Và có yêu cầu tất cả các đơn vị dần dần tiến hành văn bản bằng giấy sang văn bản điện tử để thực hiện qua hệ thống mạng, hệ thống iOffice để đảm bảo trong công tác chỉ đạo điều hành”.

Để nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống phần mềm VNPT- iOffice phục vụ công tác chỉ đạo điều hành tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện, UBND huyện Sa Thầy đã ban hành Quy chế sử dụng hệ thống phần mềm VNPT – iOffice. Việc tuân thủ và thực hiện nghiêm túc quy chế này là yêu cầu đặt ra cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn nhằm góp phần phát huy tính ưu việt của hệ thống xử lý văn bản điện tử, hạn chế được việc gửi các văn bản giấy, qua đó tiết kiệm được thời gian, chi phí. Từng bước đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quan nhà nước, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, hướng tới nền hành chính hiện đại.

CTV Trang Nhung – Thanh Huyền